Электронный документооборот, что это и для чего нужен ЭДО

Задайте вопрос о наших услугах
по тел. +7 (343) 219-46-26,

              +7 (351) 729-88-40

Пишите на почту: 725@archa-sv.ru

Чтобы понять, что такое ЭДО и для чего он нужен, необходимо знать общее понятие и принципы документооборота в целом. Документооборот – это составление первичных учетных документов, их получение от сторонних организаций, их обработка и передача в архив. Все данные операции происходят по утвержденному графику, который составляется бухгалтером каждого предприятия.

График устанавливает рациональный оборот документов и определяет оптимальный срок нахождения каждого первичного документа в подразделении. После этого документы анализируются и отправляются в архив.

До недавнего времени вся процедура документооборота проходила при помощи бумажных документов. А профессионалы, смотря в будущее, говорили о переходе на электронные документы. Однако изменение формы документов произошло гораздо быстрее, чем предполагалось изначально. Сейчас даже на государственных предприятиях применяется ЭДО, и интерес к такой форме постепенно растет.

Так зачем нужен документооборот?

Начнем с того, что в каждой организации либо есть, либо нет оборота документов. Если компания успешная, ей не избежать бумажной волокиты, составлению документов и созданию бухгалтерского учета. Так, по крайней мере, можно упорядочить всю документацию, и если ею не управлять, то со временем могут возникнуть существенные проблемы. Некоторые документы теряются, а обнаруживаются лишь тогда, когда уже отпала необходимость. Навести порядок, поможет электронный документооборот. Он может быть простой, где учитываются лишь внутрикорпоративные стандарты и нормы, а также юридически значимый, который регламентируется соглашением двух и более организаций.

Если эту процедуру проводить в бумажном виде, тогда компании не избежать множество ненужных процедур, например, для передачи документа контрагенту потребуется из учетной системы вывести его на печать, передать его по почте нужному человеку, который в свою очередь должен будет внести документ вручную в свою базу.

Эта процедура может проходить от одного дня до нескольких недель, в зависимости от того, где находится контрагент. Если все документы находятся в цифровом виде, тогда их передача сводится к тому, что компания может по электронной почте просто передать файл, а контрагент внесет его в свою учетную систему.

Для этого придумывают схему размещения файлов на специальном сервере и используют электронную почту в качестве средства передачи документов. Однако такие действия помогут лишь до поры до времени. Увеличение объема документации означает, что средств хранения информации не хватает и возникает необходимость внедрения такой системы, как ЭДО.

В первую очередь, когда компания переходит на электронный документооборот, она преследует цель увеличения эффективности учета документов. При этом у компании сокращаются расходы на бумагу, уменьшается рабочее время сотрудников на обработку информации, ускоряются информационные потоки и изменяется корпоративная культура.

Эффект электронного документооборота можно пронаблюдать, если исследовать порядок согласования каждого документа. Бумажные документы, прежде, чем они вступят в силу, должны быть подписаны руководством. На это уходит время, причем по словам некоторых аналитиков, время согласования может составлять до 70 процентов рабочего времени бухгалтера или другого сотрудника. Цифровые же документы, по законодательству имеют такую же юридическую силу, как на бумажном носителе. Для первичной документации в законе отведена отдельная статья 9 пункт 7, где указано право составления такого документа, как на бумаге, так и в электронном виде. Все договора, соглашения и прочая подобная документация имеет силу согласно Гражданскому кодексу. В Налоговом кодексе также предусмотрена электронная документация, которая приобрела такую же силу, как и документы на бумажных носителях.

Внешний документооборот

Достаточно часто компании встречаются с проблемами обмена документами между организациями, которые внедрили у себя различные системы ЭДО. Оперативность этого обмена сильно усложняется из-за бумажных документов. Но сейчас, в связи с тем, что цифровые документы приобрели такую же юридическую силу, как и документы в бумажном виде, все упрощается. Кроме этого, в законодательстве был принят закон о том, что ЭДО возможен при наличии электронной подписи.

Обмен документами может осуществляться благодаря специальным программам и сервисам. ООО «Арча-сервис» предлагает свои услуги по разработке специального программного обеспечения для ЭДО для любой компании. Она имеет 20 летний опыт работы в данной сфере, поэтому специалисты знают все нюансы. Данная компания по требованию клиентов выдает все документы в электронном виде, подписанные электронной подписью. Благодаря разработанной специалистами компании системе ЭДО, фирмы смогут обмениваться электронными документами между своими сотрудниками, оправлять их своим контрагентам, составлять счет-фактуры, накладные, акты и прочую документацию.

Таким образом, электронный документооборот от ООО «Арча-сервис» поможет компаниям эффективно обмениваться цифровой документацией и сократить временные затраты на ее учет и обработку.