Электронный документооборот

Под электронным документооборотом поднимают  использование вместо бумажных вариантов документов их аналоги в электронном виде.

В РФ уже действует нормативно-правовая база, предназначенная для оборота документов, в том числе, и возможности обмена счетов-фактур. Многие юридические лица уже перешли на электронную форму обмена документами, который значительно упрощает деятельность и взаимодействие с поставщиками и партнерами.

Благодаря электронному документообороту вы можете рассчитывать на следующее:

  • возможность сокращения расходов на курьеров и почтовые услуги по пересылке, расходный материал и на ведение архива;
  • вы сможете избежать вопросов, которые неизменно связаны с ошибками, которые возникают при ручном вводе, вам нет необходимости искать документы в архиве;
  • вы сможете руководить процессом, в том числе подписывать документы, находясь в любом месте;
  • деятельность компании значится повысит свою эффективность, что обеспечивается оптимизацией многих процессов.

Электронный оборот документов: юридическая сторона

Юридическая составляющая электронного документооборота является немаловажным фактором. Следует заметить, что сила правового характера в отношении данных услуг достаточно велика и растет с каждым годом. Например, электронные письма принимаются судом как доказательства, заявление, опубликованное на сайте и не имеющее разъяснения воспринимается как публичная оферта.

Электронный документооборот, имеющий юридическую значимость, - непростая задача, которая возникает перед каждым юридическим лицом. Поскольку в современном российском законодательстве отсутствует само понятие «электронный документ», то ответы на многие вопросы остаются сложными.

Самым простым вариантом электронного документооборота является общение работников посредством эл. почты, которое вызвано необходимостью рабочего процесса. Достаточно часто об этом можно слышать как о понятии workflow.

Электронный документооборот: задачи системы

 

Главными задачами системы документооборота электронного типа являются следующие:

  • повышение эффективности управления, которое достигается автоматическим контролем выполнения, прозрачности работы юридического лица на разных уровнях;
  • работа системы контроля качества, которая должна соответствовать норма международного уровня;
  • эффективность доступа, управления и накопления к информационным сведениям;
  • формализация работы сотрудников, сохранение всех этапов его деятельности в компании позволяют обеспечивать гибкость кадровой политики;
  • возможность ведения протоколов деятельности компании, в том числе ведение внутренних служебных расследований анализ работы филиалов, выявление проблемных зон и прочее;
  • отслеживание оптимизации процессов деятельности и автоматизации из реализации и контроль;
  • выгодная экономия за счет исключения из документооборота юридического лица бумажных вариантов документов;
  • благодаря оперативному электронному архиву исключается необходимость сохранять бумажные варианты документов, даже если они требуются для сохранения, их хранение можно упростить, что сократит расходы.

Задайте вопрос о наших услугах
по тел. +7 (343) 219-46-26,

              +7 (351) 729-88-40

Пишите на почту: 725@archa-sv.ru