Порядок учета трудовых мигрантов и временных иностранных работников программе «Арча».

Порядок учета трудовых мигрантов и временных иностранных работников программе «Арча».

Иностранных граждан с целью трудового заработка приезжает к нам все больше. Квоты правительство расширяет, а требования к их оформлению и учету ужесточает. Законодатель активно вносит дополнения как в правила въезда и проживания иностранных граждан в РФ, так и в правила осуществления ими на территории РФ трудовой деятельности. На кадровые службы организации, куда нанимается такая категория работников, ложится дополнительное бремя обязанностей, а бухгалтерии нужно учесть ряд особенностей в оформлении иностранных граждан и в расчете им заработной платы.

Конечно, компьютерная программа для расчета заработной платы, которая предлагает правильно оформить, рассчитать и подготовить отчетные формы для этой категории работников, – надежный инструмент и верный помощник.

Давайте рассмотрим подробно, начиная с ввода личных данных и заканчивая созданием отчетности, как работает программа «Арча» с иностранным гражданином.

1. Оформление сведений о личности иностранного работника.

Начинаем заполнение личных сведений, как обычно в программе «Арча», пунктом меню Личные карточки/Добавить карточку. Вводим Фамилию и Имя (Рис.1). А вот Отчество у иностранных работников может отсутствовать. В этом случае не вводите его в Личную карточку, оставьте это поле пустым (Рис.1).

Временные иностранные мигранты могут устраиваться на работу в статусе нерезидента (если не имеют гражданства России или не прожили на нашей территории 183 дня текущего года). В этом случае уберите в личной карточке «галочку» в поле Резидент (Рис.1). Программа автоматически будет готова к оформлению и расчету работника-нерезидента.

Документ, обычно удостоверяющий личность мигранта, – иностранный паспорт. Выберите его из списка (Рис.1) и укажите его серию и номер (если нет серии, то только номер). К реквизитам этого вида документа у ИФНС строгих требований нет.

В поле Гражданство выберите из списка страну, из которой предоставлен документ этого работника (Рис. 1).

2. Оформление адреса иностранного работника.

Адресная часть личных данных заполняется на вкладке Адрес (Рис. 2).

Сначала указываем адрес временного проживания иностранца. При этом пользуемся регламентированным справочником КЛАДР, который подключен к каждому полю ввода адресных реквизитов (Рис.2).

Адрес работника из его паспорта вводим в нижней части вкладки, указав сначала страну, а затем в свободной форме – все, что найдем в его паспорте о месте проживания.

К другим вкладкам личной карточки мы еще вернемся при учете особенностей расчета НДФЛ и ЕСН.

3. Получение заработной платы в виде «суммы на руки».

Заработную плату трудовые мигранты частенько получают в виде оговоренной ранее суммы «на руки» за конкретный вид работ или конкретно отработанное время. А бухгалтеру нужно получить эту сумму как разницу между начисленной заработной платой и исчисленного НДФЛ. Задача «от обратного», с двумя неизвестными. Пользоваться подбором двух сумм, чтобы от их разницы получить третью – неблагодарное дело, а для «Арчи» вполне посильное.

Например, иностранец должен получить по ведомости в июне-месяце 15000 рублей. Открываем его суммы (двойной щелчок на строке с фамилией) на вкладке с июнем. Выбираем пункт меню Доходы/Обратный расчет и указываем предполагаемую к получению сумму (Рис. 3). Нажимаем кнопку Посмотреть. Программа рассчитает сумму к начислению, НДФЛ и предложит их вам для просмотра. Разница в этих двух суммах – сумма к получению (21429- 6429 = 15000). Соглашаемся кнопкой Ок. Суммы разнеслись в карточку сотрудника.

4. Есть разрешение на работу – работают, нет разрешения – уволились, потом появилось – опять устроились. Прерывистый стаж работы для учета в ПФР.

Чтобы правильно сформировать отчет по форме 2-НДФЛ, весь расчет зарплаты ведем в одной личной карточке. При повторном трудоустройстве открываем вкладку Личность (Рис. 1) и стираем запись об увольнении. Так как вычетов по расчету НДФЛ у мигранта нет, прерывистый стаж не мешает программе правильно рассчитать сумму налога.

Если трудовой иностранец зарегистрирован в ПФР, то записи о стаже этого работника нужно указать следующим образом:

  1. Установите курсор на личные данные иностранца и нажмите пункт меню ПФР и ЕСН/Стаж работников для ПФР. Программа откроет окно ввода записей о стаже работника (Рис. 4).

Рис. 4

  1. Нажмите кнопку добавить и введите период первого с начала года трудоустройства мигранта. Если других особенностей записи о стаже нет, то нажмите кнопку Выход.

  2. Повторите это действие для указания следующих периодов работы мигранта в течение года.

  3. Кнопкой Отчет СЗВ-4 можно предварительно посмотреть бумажную форму СЗВ-4-1 для этого работника и тут же распечатать ее.

5. Расчет НДФЛ. Смена статуса резидент/нерезидент в течение года.

Теперь о расчете НДФЛ. Если трудовой мигрант – нерезидент, то НК РФ диктует ставку НДФЛ 30 % и расчет этого налога в помесячном режиме. Программа автоматически выполняет эти правила. Расчет нарастающим итогом в течение года не действует, каждый месяц программа берет сумму начислений за этот месяц и считает НДФЛ этого месяца (Рис. 5).

Но как быть, если прошло 183 дня со дня временной регистрации иностранного работника, а он все еще у нас работает и хочет получать заработную плату? Нерезидентом он быть перестал с месяца, в котором эти 183 дня случились. Он становится резидентом, к нему начинает применяться система налогообложения, действующая для обычного работника.

Допустим, с июня по октябрь – нерезидент, а с ноября – уже резидент. И ставка у него с ноября уже 13 %, и вычеты должны быть (если подал заявление на их предоставление), и нарастающим итогом должен рассчитываться.

Рис. 5

Как сменить в ноябре-месяце статус работника и применить новую схему расчета НДФЛ? В программе «Арча» это делается так:

  1. В Личной карточке на вкладке Личность (Рис. 1) ставим «галочку» в поле Резидент.

  2. Фиксируем, что в Личной карточке, на вкладке Для НДФЛ (Рис. 6) галочка в поле Совпадают исчисленный и удержанный НДФЛ отсутствует.

Рис. 6 

  1. Если работнику начинают предоставляться вычеты, то на этой же вкладке указываем его количество детей и величину личного вычета (Рис. 6).

  2. Убираем «галочку» в поле Автоматический расчет стандартных вычетов (Рис. 6). Работа с Личной карточкой закончена. Закройте ее кнопкой Выход.

  3. Переходим в Сведения о суммах (дважды щелкните по фамилии сотрудника). Что там произошло? Программа пересчитала НДФЛ с июня по октябрь, но сумма НДФЛ удержанного осталась прежней. Разницу между вновь исчисленным и фактически удержанным НДФЛ будем возвращать работнику в текущем месяце (в нашем примере это ноябрь).

  4. Если работнику должен предоставляться вычет, то нужно скорректировать его размер. Открывайте первый месяц предоставления ему вычетов (допустим, что он написал заявление о предоставлении вычетов с ноября, с того месяца, в котором стал резидентом) и нажимайте пункт Станд.вычеты/Добавить стандартный вычет налогоплательщика, затем, если есть дети, Станд.вычеты/Добавить вычет по детям. Программа проверит величину дохода с начала года. Если вычет имеет право быть, она предложит его для назначения (Рис. 7).

Рис. 7

  1. Теперь займемся НДФЛ (вкладка Для НДФЛ, Рис. 7). Программа насчитала его за текущий месяц согласно условиям расчета, на рисунке это 56 руб. Обратим внимание на суммы с начала года. Сумма НДФЛ 16574х13% = 2155 руб. Это НДФЛ работника-резидента. Но как с нерезидента с него ранее удержано гораздо больше – 4845 руб. Разница составляет 4845-2155 = 2690 руб. Эту излишне удержанную сумму нужно вернуть. Ставим ее в строку НДФЛ удержанный со знаком «минус» (Рис. 8).

Рис. 8

  1. Теперь все в порядке. Суммы НДФЛ приведены в соответствие с расчетом работника-резидента. В следующем месяце продолжаем работу в обычном режиме (указываем начисления и вычеты, копируем Исчисленный НДФЛ в суммы Удержанного).

  2. Посмотрим сумму на руки на вкладке Для ведомости (Рис. 9). С учетом возвратной суммы НДФЛ к выдаче этому иностранцу причитается 1429+2690=4119 руб.

Рис. 9

6. Расчет ЕСН. Регистрация в ПФР.

В расчете ЕСН у иностранцев тоже немало «узких» мест. В частности, расчет взносов в ПФР как следствие двоякого статуса мигранта в Пенсионном фонде. Временный трудовой работник может быть зарегистрирован в ПФР, а может быть и нет. Законодатель не накладывает никаких обязательств по этому поводу. Все по желанию работника. Поэтому возможны три варианта:

    1. Трудовой мигрант уже зарегистрирован в Пенсионном Фонде России и при трудоустройстве принес пластиковое Свидетельство о регистрации. Самый простой вариант. В личной карточке на вкладке ПФР и ЕСН указываем его номер свидетельства и обычным образом ведем расчет ЕСН и отчетность в ПФР.

    2. Трудовой мигрант имеет намерение зарегистрироваться в Пенсионном Фонде России. Или он стал резидентом, тогда работодатель обязан зарегистрировать его в ПФР. Нормальная ситуация для программы «Арча». Наши действия в программе:

      1. Выделяем его курсором в списке и открываем пункт меню ПФР и ЕСН/Сведения для анкеты в ПФР.

      2. На вкладке Документ указываем недостающие данные о паспорте гражданина (Рис. 10).

Рис. 10

      1. На вкладке Место рождения указываем тип Особое и вводим известные сведения о месте рождения работника (Рис. 11).

Рис. 11

Если документ, удостоверяющий личность, не содержит данных о месте рождения застрахованного лица, то их допускается не заполнять. Если данные о месте рождения невозможно указать в соответствии с предложенной схемой (населенный пункт - район - регион – страна), то название места рождения разбивается на части, и каждая часть записывается на отдельной строке реквизита, при этом все составляющие указываются в именительном падеже в соответствии с документом, удостоверяющим личность застрахованного лица.

      1. На вкладке Адрес указываем гражданство работника и кнопкой Ok закрываем карточку ввода анкетных данных.

      2. Открываем пункт Отчеты/Отчеты по персонифицир. учету в ПФР/Анкеты АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3. Заказываем условия подготовки отчета (Рис. 12) и получаем комплект документов, необходимых для представления в ПФР к получению Свидетельства о регистрации застрахованного лица.

Рис. 12

    1. Трудовой мигрант не имеет желания регистрироваться в Пенсионном Фонде России. В этом случае он не является плательщиком взносов в ПФР, а ситуация трактуется в зависимости от схемы налогообложения.

Если ваша организация на обычном режиме налогообложения, то налоговых вычетов из Федерального бюджета при расчете ЕСН у таких работников производиться не должно. Для этого в программе нужно сделать следующее:

      1. Откройте личную карточку сотрудника-иностранца (пункт Личные карточки /Редактировать карточку).

      2. Перейдите на вкладку ПФР и ЕСН.

      3. В окне Причина для уменьшения ПФР и ЕСН выберите из справочника пункт Иностр. гражд. не плат. взносов ПФР (Рис. 12).

      4. Закройте карточку кнопкой Выход. Больше никаких действий не требуется. Программа будет начислять ЕСН и делать отчеты по ЕСН и ПФР согласно этой настройке в карточке.

Если ваша организация использует специальные режимы налогообложения, то нужно выполнить следующие действия:

  1. При вводе записи о доходе, после указания суммы и кода дохода в строке Причина для уменьшения ПФР и ЕСН выберите из справочника пункт Иностр. гражд. не плат. взносов ПФР (Рис. 13).

Рис. 13

  1. Нажмите кнопку Записать.

  2. Повторяйте эти действия при вводе каждой суммы дохода этому работнику.

7. Отчеты по форме 2-НДФЛ для иностранного гражданина.

Перед формированием отчета по форме 2-НДФЛ лучше воспользоваться проверкой данных в программе. Она проверяет все необходимые данные. Проверяет именно то, что будет проверять налоговый инспектор. И даже больше.

Для надежной проверки НДФЛ последовательно проводятся:

  • Проверка НДФЛ для всех (раздел меню Суммы).

  • Проверка НДФЛ для сотрудников, у которых выявлены ошибки в предыдущей проверке (клавиша F2).

  • Проверка НДФЛ всеобщая (пункт меню Отчеты).

Справка 2-НДФЛ заказывается программе обычным способом (пункт меню Отчеты/ Справка 2-НДФЛ), но обратите внимание на условия формирования отчета: ставка НДФЛ должна быть указана для нерезидента (Рис. 13). Если пункт Нерезидент не активен, значит, в личной краточке указан статус резидента (Рис. 1). Уберите флажок в поле Резидент, проверьте начисления и снова закажите отчет.

Рис. 13

Обратите внимание, что пункт 3 Справки должен содержать доходы по ставке 30% и вычеты работнику-нерезиденту не предоставляются. Образец такой справки на Рис. 14.

Рис. 14

Задайте вопрос о наших услугах
по тел. +7 (343) 219-46-26,

              +7 (351) 729-88-40

Пишите на почту: 725@archa-sv.ru