Электронная подпись в электронном документообороте: что нужно знать?

Постепенный переход к электронному взаимодействию затронул большинство сфер, особенно в государственном секторе. Для автоматизации и ускорения работы многие организации осуществляют переход к электронному документообороту – как внутри конкретной компании, так и при сотрудничестве с другими организациями. В системе электронного документооборота каждый документ отличается прежде всего однократной регистрацией, позволяющей легко его найти, и для таких документов требуется подтверждение их юридической силы – подпись и/или печать, которые заменяются электронной подписью. Электронная подпись (ЭП) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания, подтверждает целостность данных, придаёт юридическую значимость, а также обеспечивает конфиденциальность информации.

ООО «Арча-сервис» уже более десяти лет обеспечивает электронными подписями компании Свердловской и Челябинской областей. Нам доверяют такие клиенты, как Уральский Федеральный Университет, торговая сеть «Монетка», «Атомстройкомплекс», «УЗТМ» и многие другие.

Виды и особенности электронной подписи в электронном документообороте

При обмене электронной документацией со сторонними организациями ЭП служит гарантом юридической значимости: без нее документы по электронным каналам просто не смогут быть отправлены. Согласно Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» существуют следующие виды ЭП:

  1. простая
  2. усиленная:

Простая представлена в виде пароля, кода или логина. Простая подпись не допускается для подписи документов, содержащих гостайну, но идеально подходит для внутреннего документооборота в компании: никаких лишних затрат на бумагу и обслуживание печатной техники. Кадровые, архивные, бухгалтерские и другие документы могут быть подписаны простой ЭП. Элементарный пример: отдел продаж запустил на согласование договор. Руководитель, ознакомившись с содержанием, может подписать его нажатием одной кнопки и таким образом запустить работу по этому договору. Электронный документооборот особенно удобен тем, что позволяет быстро создать, зарегистрировать и обработать документы, а также исключает хождение по кабинетам за подписью. Можно сосредоточиться на содержании документа, вернувшись к нему в любой удобный момент.

Также простая ЭП может использоваться физическими лицами, в том числе для подачи заявлений на сайте «Госуслуги», популярность которого постоянно растет (см. ЭЦП для госуслуг).

Неквалифицированная ЭП отличается от простой тем, что она зашифрована криптографически и позволяет определить, вносились ли правки в документ после его подписания. Неквалифицированная ЭП используется физическими (при отправке документов через личный кабинет на сайте налоговой инспекции) и юридическими лицами внутри компании, а также при участии в электронных торгах.

И наконец квалифицированная ЭП: самая защищенная из всех, и именно ее использования требуют контролирующие органы. Она приравнивается к ручной подписи. Сдать отчетность в пенсионный фонд, фонд социального страхования, налоговую инспекцию можно только при наличии подобного вида ЭП. Квалифицированная ЭП оформляется только в аккредитованных центрах, услуги которого оказывает «Арча-сервис».

Неквалифицированная и квалифицированная подписи записываются только на защищённые носители, которыми являются eToken, JaCarta и Rutoken.

При участии в электронных торгах и взаимодействии с арбитражными судами ЭП также пригодится: в первом случае она служит гарантом реальности контрагента и его предложения, во втором – позволяет использовать документы в качестве доказательств.

Электронная подпись в документообороте: плюсы и минусы

ЭП имеет ряд неоспоримых преимуществ.

  1. Ориентир на экологичность. Не нужна не только бумага, но и пишущие инструменты. В современном мире ценностью становится осознанное потребление и любовь к природе, и инструменты электронного оборота и ЭП соответствуют этому в полной мере.
  2. Электронные документы, подписанные ЭП, равнозначны документам на бумаге.При этом подпись подделать не получится, и документ имеет более высокий уровень защищенности.
  3. Использование ЭП позволяет ускорить в разы процессы работы с документами в любой организации. Пакет связанных между собой электронных документов может быть подписан одной ЭП
  4. Сдать отчетность в контролирующие органы – это просто! Никаких очередей, исправлений «на коленке» и бюрократии, всё оперативно и понятно.

ЭП в документообороте имеет один минус – она может быть скомпрометирована. Как и любой пароль, ЭП не должна сообщаться третьим лицам, и ее носители должны храниться только у владельца. Однако, такой ситуации несложно избежать: ответственному лицу достаточно беречь все данные относительно ЭП и никому не передавать носители. Если все же есть основания полагать, что доступ к ЭП получен третьим лицом, об этом нужно оповестить удостоверяющий центр, который выдал эту ЭП, или отозвать ее путем подачи заявления туда же.

Как успешно внедрить ЭП в электронный документооборот

Для того, чтобы перейти к полноценному использованию ЭП, необходимо обратить внимание на несколько моментов.

  1. Система электронного документооборота в любой компании предполагает определенный регламент к его ведению, который при внедрении ЭП должен быть дополнен соответствующим разделом. Для этого привлекаются как технически грамотные специалисты, так и юристы, т.к. использование ЭП является серьезным нововведением, могущим отразиться на работе компании.
  2. Наличие программно-технического оборудования и специалиста, отвечающего за внедрение ЭП. Чтобы безопасно использовать средства ЭП, в компании должны быть установлены компьютеры с современным программным обеспечением. ПО необходимо вовремя обновлять и загружать централизованно, сама операционная система должна загружаться защищенным способом (с паролем). За соблюдением этих нехитрых, но очень важных требований должен следить квалифицированный сотрудник.
  3. Информирование пользователей. До сотрудников, которые будут использовать нововведение, необходимо довести все сведения относительно внедрения нового компонента в ежедневную работу. Для этого подойдут семинары, тренинги или любые другие формы обучения, удобные для конкретной ситуации. Сотрудники должны понять цели внедрения и свою роль в этом процессе, а также возлагаемый на них уровень ответственности.

Заказать надежную электронную подпись в Екатеринбурге и Челябинске

Вы решили оформить ЭП и не знаете, с чего начать? Обратитесь в «Арча-сервис» и получите Вашу электронную подпись в максимально короткий срок – не более одного дня! Никаких доплат за срочность. ЭП оформляется при наличии паспорта, больше ничего не нужно. На нашем сайте есть встроенный модуль для онлайн-оплаты: при наличии подтверждения оплаты ЭП изготавливается за 30 минут! Кроме того, Вы можете заказать выезд специалиста к Вам: он доставит и установит Вашу подпись в удобное время.

Заказывайте оформление электронной подписи в «Арча-сервис» – это современно и безопасно! Проконсультируем вас по телефону 8-800-201-22-67 - обращайтесь!

Задайте вопрос о наших услугах
по тел. +7 (343) 219-46-26,

              +7 (351) 729-88-40

Пишите на почту: 725@archa-sv.ru